Đăng ký sáng chế là thủ tục yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ xác lập quyền sở hữu đối với sáng chế. Tuy vậy, do thời gian đăng ký kéo dài nên thông tin trong đơn đăng ký sáng chế và thông tin trên thực tế của chủ đơn có thể thay đổi. Đồng thời không phải lúc nào đơn đăng ký sáng chế cũng được Cục Sở hữu trí tuệ chấp nhận hợp lệ. Vì thế, lúc này chủ đơn cần tiến hành thủ tục sửa đổi đơn đăng ký sáng chế.

1. Làm thế nào để sửa đổi đơn đăng ký sáng chế?

Sửa đổi đơn đăng ký sáng chế là thủ tục được tiến hành sau khi chủ đơn thay đổi tên hoặc địa chỉ hoặc cả hai tên và địa chỉ trong quá trình thẩm định, làm cho khác với thông tin tương ứng trên đơn đăng ký sáng chế đã được nộp tại Cục sở hữu trí tuệ. Nếu không tiến hành sửa đổi đơn đăng ký sáng chế sẽ có thể xảy ra giao dịch giữa chủ đơn và Cục sở hữu trí tuệ bị gián đoạn và xấu nhất là đơn đăng ký sáng chế có thể bị từ chối cấp văn bằng bảo hộ.

Do đó, để tiến hành sửa đổi đơn đăng ký sáng chế, chủ đơn hoặc người đại diện (trường hợp nộp thông qua Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật) cần chuẩn bị một bộ hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký sáng chế nộp lên Cục Sở hữu trí tuệ. Hồ sơ sửa đổi đơn bao gồm:

- 02 Tờ khai yêu cầu sửa đổi đơn đăng ký sáng chế (mẫu số: 01-SĐĐ Phụ lục B của Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN)

- Tài liệu pháp lý chứng minh việc sửa đổi: Tài liệu này có thể là bản mô tả, bản tóm tắt sáng chế/giải pháp hữu ích tương ứng đã được sửa đổi; bản thuyết minh chi tiết nội dung sửa đổi so với bản tài liệu ban đầu đã nộp; giấy phép đăng ký kinh doanh v.v…

- Giấy ủy quyền (nếu yêu cầu sửa đổi đơn nộp thông qua Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật);

- Chứng từ nộp phí, lệ phí.

Chủ đơn cần nộp hồ sơ để tiến hành việc sửa đổi đơn đăng ký sáng chế

2. Sửa đổi đơn đăng ký sáng chế cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Mặc dù hồ sơ đăng ký không quá nhiều giấy tờ nhưng việc sửa đổi đơn đăng ký sáng chế cũng cần đáp ứng những yêu cầu mà pháp luật quy định. Cụ thể:

- Về thời gian sửa đổi đơn đăng ký sáng chế: Pháp luật quy định khoảng thời gian để chủ đơn/người đại diện sửa đổi đơn đăng ký sáng chế là trước khi Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ hoặc quyết định cấp văn bằng bảo hộ. Theo đó, người nộp đơn có thể chủ động hoặc theo yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ sửa đổi, bổ sung các tài liệu khác trong đơn.

- Về tài liệu pháp lý chứng minh việc sửa đổi:

+ Đối với yêu cầu sửa đổi, bổ sung bản mô tả, bản tóm tắt sáng chế, người nộp đơn phải nộp bản tài liệu tương ứng đã được sửa đổi kèm theo bản thuyết minh chi tiết nội dung sửa đổi so với bản tài liệu ban đầu.

+ Đối với sửa đổi tên, địa chỉ của chủ đơn, người nộp đơn cần nộp tài liệu pháp lý tương ứng như giấy phép đăng ký kinh doanh sao y chứng thực. Điều này nhằm giúp Cục Sở hữu trí tuệ thấy được sự khác nhau so với đơn đăng ký ban đầu và đơn yêu cầu sửa đổi.

Việc sửa đổi đơn cần đáp ứng những yêu cầu cụ thể

- Về phạm vi sửa đổi: Việc sửa đổi, bổ sung đơn không được mở rộng phạm vi (khối lượng) bảo hộ vượt quá nội dung đã bộc lộ trong phần mô tả đối với đơn đăng ký sáng chế và không được làm thay đổi bản chất của đối tượng nêu trong đơn. Nếu việc sửa đổi làm mở rộng phạm vi (khối lượng) bảo hộ hoặc làm thay đổi bản chất đối tượng thì người nộp đơn phải nộp đơn mới và mọi thủ tục được tiến hành lại từ đầu.

Như vậy, người nộp đơn có thể sửa đổi đơn đăng ký sáng chế nhưng phải trong thời gian trước khi Cục Sở hữu trí tuệ thông báo từ chối cấp văn bằng bảo hộ hoặc quyết định cấp văn bằng bảo hộ. Đồng thời, phạm vi sửa đổi không làm mở rộng hoặc thay đổi yêu cầu bảo hộ (so với ban đầu), kèm theo các tài liệu minh chứng cần thiết theo yêu cầu của pháp luật hiện hành.

3. Quy trình sửa đổi đơn đăng ký sáng chế

Hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký sáng chế sau khi nộp lên Cục Sở hữu trí tuệ được xử lý xử lý theo trình tự sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký sáng chế

Tương tự như việc nộp đơn đăng ký sáng chế ban đầu, hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký sáng chế sẽ được Chuyên viên Cục Sở hữu trí tuệ đóng dấu tiếp nhận hồ sơ sửa đổi khi xét thấy hồ sơ đầy đủ các tài liệu cần thiết theo Luật định.

Sửa đổi đơn đăng ký sáng chế được thực hiện theo từng giai đoạn

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký sáng chế sau khi được tiếp nhận, Cục Sở hữu sẽ xem xét về nội dung yêu cầu sửa đổi đơn ký sáng chế.

- Trường hợp đơn không có thiếu sót, Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo ghi nhận sửa đổi đơn và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp;

- Trường hợp đơn có thiếu sót, không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo dự định từ chối ghi nhận sửa đổi đơn và nêu rõ lý do. Ví dụ bản mô tả, bản tóm tắt sáng chế sửa đổi không đúng yêu cầu; hay đơn sửa đổi vượt quá phạm vi hoặc chứng từ chứng minh việc sửa đổi không hợp pháp v.v…

Khi đó, người nộp đơn có thể sửa chữa thiếu sót theo thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ trong thời hạn nhất định Cục đưa ra. Trường hợp việc sửa chữa không đạt yêu cầu, không có ý kiến phản đối hoặc ý kiến phản đối không xác đáng thì Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo từ chối việc yêu cầu sửa đổi đơn đăng ký sáng chế.

Bước 3: Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo ghi nhận hoặc từ chối ghi nhận sửa đổi đơn đăng ký sáng chế.

Thủ tục sửa đổi đơn đăng ký sáng chế đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi nội dung sửa đổi bổ sung xuất phát từ yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ trong quá trình thẩm định đơn. Đồng thời, sửa đổi đơn đăng ký sáng chế còn giúp chủ đơn chủ động sửa đổi, bổ sung khi gặp vấn đề như không trùng khớp thông tin chủ đơn,... trước khi Cục ra quyết định/ thông báo cuối cùng đối với đơn đăng ký sáng chế.