Tờ khai đăng ký nhãn hiệu là giấy tờ quan trọng cần được chuẩn bị trong hồ sơ đăng ký nhãn hiệu nộp lên Cục Sở hữu trí tuệ. Là văn bản mang tính quy chuẩn nên tờ khai đăng ký được pháp luật quy định rõ về mẫu cũng như cách điền thông tin như thế nào để hợp lệ. Cùng tìm hiểu xem tờ khai đăng ký nhãn hiệu gồm những gì và những lưu ý nào cần được chú ý khi điền tờ khai nhé!

1. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu là gì?

Tờ khai đăng ký nhãn hiệu là một trong tài liệu quan trọng cần được chuẩn bị khi gửi đơn đăng ký nhãn hiệu đến Cục Sở hữu trí tuệ. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ dựa trên những thông tin được khai tại tờ khai để thẩm định nội dung cũng như ghi nhận các thông tin cho các Quyết định/ Giấy chứng nhận sau này. Vì vậy, bên cạnh việc kê khai theo hướng dẫn, chủ đơn cần điền các thông tin một cách trung thực, chính xác.

Tờ khai đăng ký là văn bản bắt buộc khi đăng ký nhãn hiệu

Là tài liệu bắt buộc, Luật Sở hữu trí tuệ cũng có ban hành mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu và cách điền hợp lệ để cá nhân/ doanh nghiệp có thể tiếp cận và tự mình thực hiện (nếu có). Bạn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu được ban hành kèm theo thông tư số 16/2016/TT-BKHCN thông qua nhiều kênh trực tuyến hiện nay.

2. Cách điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu?

Tờ khai đăng ký nhãn hiệu được điền một cách trung thực, chính xác nhưng cũng cần đáp ứng những yêu cầu nhất định mang tính quy chuẩn. Dưới đây là cách điền đơn đăng ký nhãn hiệu đúng được Cục Sở hữu trí tuệ hướng dẫn:

- Ô số 1 - mẫu nhãn hiệu: Mẫu nhãn hiệu được dán vào có kích thước tối thiểu là 3cmx3cm, tối đa là 8cmx8cm. Bên cạnh cần điền các thông tin liên quan đến mẫu nhãn hiệu như:

+ Màu sắc: Chủ đơn điền tất cả màu sắc có trong nhãn hiệu hoặc điền trắng, đen nếu nhãn hiệu muốn bảo hộ các màu sắc sau này sử dụng.

+ Mô tả: Chủ đơn mô tả ngắn gọn sơ qua nhãn hiệu dưới dạng mô tả hình thức để chuyên viên thẩm định đơn hiểu rõ hơn về nhãn hiệu.

- Ô số 2 - thông tin chủ đơn: Các thông tin cần điền rõ ràng, chính xác, không viết tắt như: Tên và địa chỉ công ty hoặc cá nhân, điện thoại, fax, email. Với tên công ty, chủ đơn cần lưu ý điền đúng như thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Ô số 3 - thông tin người đại diện theo pháp luật: Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật khi đại diện Khách hàng nộp đơn đăng ký sẽ điền vào ô này. Đồng thời, khi có tổ chức đại diện nộp đơn, các thông tin liên quan đến đơn này sẽ được gửi trả về địa chỉ tổ chức đại diện đó.

Điền thông tin vào tờ khai theo hướng dẫn

- Ô số 4: Nếu không có yêu cầu thì không cần ghi.

- Ô số 5: Chủ đơn tích tương ứng với số lượng nhóm sản phẩm/dịch vụ đăng ký.

- Ô số 6: Chủ đơn tích vào các dòng thứ 1,2,3.

- Ô số 7 - danh mục sản phẩm dịch vụ: Ghi rõ số nhóm và tên sản phẩm/dịch vụ đăng ký cho từng nhóm theo đúng bảng phân loại đăng ký nhãn hiệu.

- Ô số 8 - ký tên: Chủ đơn hoặc người đại diện chủ đơn (trường hợp nộp thông qua Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật) ký tên.

Khi điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu, chủ đơn cần lưu ý về danh mục sản phẩm/ dịch vụ đăng ký theo đúng hướng dẫn tại Bảng phân loại nhãn hiệu. Trường hợp sau khi tiếp nhận, chuyên viên phát hiện ra lỗi sai sẽ có thể từ chối đơn về mặt hình thức. Khi đó, bạn có thể cần sửa đổi bổ sung, đồng thời cần nộp một khoản lệ phí bổ sung do phân nhóm sai.

3. Một số lưu ý khi chuẩn bị tờ khai đăng ký nhãn hiệu

Một là, mỗi tờ khai chỉ đăng ký cho một nhãn hiệu, có nghĩa là chỉ có thể yêu cầu cấp một văn bằng bảo hộ nhãn hiệu. Tuy vậy, mỗi tờ khai có thể đăng ký cho một hoặc nhiều nhóm sản phẩm dịch vụ mà không bị giới hạn.

Hai là, ngôn ngữ dùng trong tờ khai đăng ký nhãn hiệu phải là tiếng Việt. Đồng thời, thuật ngữ được dùng phải là thuật ngữ phổ thông mà không dùng từ địa phương, từ tự tạo, từ hiếm gặp,... Các ký hiệu, đơn vị hay quy tắc chính tả cũng cần được thể hiện theo tiêu chuẩn Việt Nam.

Một nhãn hiệu có thể đăng ký cho nhiều nhóm sản phẩm/dịch vụ

Ba là, tờ khai đăng ký nhãn hiệu cần lập theo mẫu và điền đầy đủ các thông tin được hướng dẫn vào chỗ thích hợp. Đối với tài liệu có nhiều trang thì chủ đơn nên đánh dấu trang theo thứ tự bằng chữ số Ả-rập.

Bốn là, bên cạnh tờ khai, chủ đơn cần nộp kèm các tài liệu bổ trợ như giấy ủy quyền, giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu,... (nếu có). Tài liệu nộp cần được đánh máy hoặc in bằng mực chất lượng, khó phai mờ, sạch sẽ, không tẩy xóa. Với các lỗi sai sót chính tả không đáng kể trong tờ khai, người nộp đơn có thể sửa lỗi đó và kèm theo chữ ký, đóng dấu (nếu có) tại chỗ bị sửa chữa.

Tờ khai ký nhãn hiệu là văn bản quan trọng cần có trong bất kỳ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu nào. Đơn đăng ký phải được lập theo mẫu, điền một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác theo hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ. Tuy vậy, một bộ hồ sơ đăng ký đầy đủ cần đính kèm thêm các tài liệu bổ sung như giấy ủy quyền, tài liệu chứng minh (nếu có),... Do đó, khách hàng có thể thông qua các Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật để được tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất.