Bên cạnh tờ khai, người nộp đơn đăng ký cần chuẩn bị nhiều tài liệu kèm theo để hoàn thiện hồ sơ đăng ký nhãn hiệu. Đồng thời, biên lai đóng phí, lệ phí đăng ký cũng là giấy tờ bắt buộc cần có để chuyên viên tại Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận đơn hợp lệ. Cùng Trường Luật tìm hiểu rõ hơn hồ sơ đăng ký nhãn hiệu thông thường sẽ bao gồm những gì qua bài viết dưới đây nhé!

1. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu có thể hiểu nôm na là toàn bộ tài liệu cần chuẩn bị khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tới văn phòng tiếp nhận của Cục Sở hữu trí tuệ. Thông thường, một bộ hồ sơ đăng ký sẽ cần có chuẩn bị các tài liệu dưới đây:

- 02 tờ khai đăng ký nhãn hiệu được đánh máy, in theo khổ dọc, theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 16/2016/TT-BKHCN.

- 05 mẫu nhãn hiệu kèm theo giống hệt mẫu nhãn hiệu được dán tại tờ khai cả về màu sắc, kích thước.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm rất nhiều tài liệu cần thiết

- Chứng từ như biên lai nộp phí, lệ phí đăng ký nhãn hiệu tương ứng. Nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận cần kèm theo: Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/ nhãn hiệu chứng nhận; bản thuyết minh về tính chất, chất lượng sản phẩm mang nhãn hiệu đăng ký; bản đồ địa lý; văn bản của UBND cấp tỉnh cho phép sử dụng địa danh hoặc dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý để đăng ký nhãn hiệu.

Giấy ủy quyền (trường hợp được Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật đại diện nộp đơn);

Tài liệu khác như: chứng minh quyền ưu tiên; xác nhận quyền đăng ký; xác nhận hưởng thụ quyền đăng ký từ người khác; xác nhận cho phép sử dụng dấu hiệu đặc biệt, ...

2. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần lưu ý những thông tin gì?

Chủ đơn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu đơn đăng ký trên website Cục Sở hữu trí tuệ hoặc nhiều phương tiện truyền thông khác. Tuy vậy, để điền một cách chính xác và đầy đủ cho đơn đăng ký nhãn hiệu, bạn sẽ cần lưu ý một số thông tin dưới đây:

- Mẫu nhãn hiệu sẽ được dán vào mẫu đơn đăng ký và nộp kèm riêng cùng hồ sơ. Hình ảnh, chữ viết cần được thể hiện một cách rõ ràng, sắc nét và kích thước không quá 8cm x 8cm.

Các thông tin cần được điền một cách chính xác

- Danh sách sản phẩm, dịch vụ đăng ký phải đúng theo quy chuẩn quốc tế, thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác.

- Tên và địa chỉ của Chủ đơn cần thể hiện một cách đầy đủ, chính xác, không viết tắt, trùng khớp với giấy phép kinh doanh.

- Phí và lệ phí cần được nộp đúng và đầy đủ.

- Giấy ủy quyền đại diện sở hữu trí tuệ đã được ký và đóng dấu với trường hợp khách hàng nộp đơn đăng ký thông qua Đại diện sở hữu trí tuệ (ví dụ như Trường Luật). Lúc này, thông tin tên và địa chỉ của Đại diện sở hữu trí tuệ cũng sẽ được thể hiện trên đơn đăng ký nhãn hiệu.

3. Hình thức nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

Hồ sơ gồm đơn đăng ký, biên lai đóng lệ phí, tài liệu khác kèm theo có thể nộp tới Cục Sở hữu trí tuệ thông qua hai hình thức là:

- Nộp bản giấy trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính viễn thông đến địa điểm tiếp nhận của Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội - Tp Hồ Chí Minh - Đà Nẵng.

- Nộp trực tuyến thông qua Hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến do Cục Sở hữu trí tuệ cấp tài khoản và quản lý.

Sau khi chuyên viên tiếp nhận đơn đăng ký sẽ có trả lại cho người nộp một tờ khai chứa số đơn do Quý Cục cấp. Số đơn này sẽ là căn cứ để chủ đơn hoặc người đại diện của chủ đơn theo dõi quá trình thẩm định, xử lý đơn sau này.

4. Quý khách không cần băn khoăn đến hồ sơ đăng ký nhãn hiệu nếu đã có Trường Luật làm đại diện

Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp Trường Luật có thể đại diện Khách hàng chuẩn bị hồ sơ và tiến hành nộp hồ sơ đến Cục Sở hữu trí tuệ. Sử dụng dịch vụ đăng ký nhãn hiệu, Khách hàng chỉ cần cung cấp mẫu nhãn hiệu và tên gọi sản phẩm/ dịch vụ cần đăng ký là Trường Luật sẽ chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu.

Trường Luật sẽ chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cho Khách hàng

Khi Trường Luật đại diện Khách hàng trước Cục Sở hữu trí tuệ, chúng tôi có thể nộp và tiếp nhận các công văn từ Quý Cục và thông tin đến Quý Khách. Trong quá trình thẩm định, Trường Luật sẽ liên tục thông báo tình trạng đơn hàng tháng để Quý Khách thuận tiện quản lý và kiểm soát. Thực tế, thông qua đại diện sở hữu công nghiệp, rất nhiều Khách hàng đã khắc phục được tình trạng thất lạc, không nhận được hồ sơ, công văn từ Cục gửi về.

Trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu bị dự định từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Trường Luật sẽ nghiên cứu và đề xuất các hướng giải quyết để Khách hàng xem xét. Cuối cùng, khi Quý Cục có thông báo nhãn hiệu đáp ứng các tiêu chuẩn bảo hộ, Trường Luật sẽ nhanh chóng liên hệ để bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Tóm lại, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bên cạnh tờ khai đăng ký nhãn hiệu còn cần chuẩn bị rất nhiều tài liệu khác (nếu có). Theo đó, Cục Sở hữu trí tuệ chỉ có thể tiếp nhận và thẩm định đơn đăng ký khi chúng đầy đủ hồ sơ chứng từ với thông tin được điền một cách đầy đủ, chính xác. Để tiết kiệm thời gian, công sức cũng như đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị một cách chu đáo, chủ đơn có thể thông qua Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp như Trường Luật để đại diện nộp và theo dõi đơn đăng ký nhãn hiệu.