Sau khi xác định được nhãn hiệu cần đăng ký cùng với danh mục phân hàng hóa dịch vụ sẽ mang nhãn hiệu đó thì công việc kế tiếp là chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu được nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ (NOIP) và là cơ sở để NOIP xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Việc nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần tiến hành càng sớm càng tốt vì NOIP sẽ tiến hành so sánh nhãn hiệu được nộp theo hồ sơ đăng ký nhãn hiệu với các nhãn hiệu khác đã được nộp trước đó.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm các tài liệu sau: Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (thông thường có 03 trang, trong đó: trang thứ nhất thể hiện thông tin về nhãn hiệu, người đứng tên đăng ký nhãn hiệu, tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ [ví dụ thông tin về Trường Luật, nếu có ủy quyền Trường Luật làm đại diện], trang thứ hai thể hiện thông tin về phí, lệ phí và các tài liệu kèm theo, trang thứ ba thể hiện thông tin về danh mục hàng hóa, dịch vụ); Mẫu nhãn hiệu phải rõ ràng và đúng kích thước; Giấy ủy quyền đại diện sở hữu trí tuệ (được Trường Luật cung cấp mẫu) phải thể hiện thông tin của người đứng tên đăng ký nhãn hiệu trùng khớp với trên Tờ khai đăng ký nhãn hiệu.

Có thể nói hồ sơ đăng ký nhãn hiệu đã chứa đựng toàn bộ thông tin về nhãn hiệu (mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa dịch vụ, ...) và thông tin về người đứng tên đăng ký nhãn hiệu và các thông tin khác có liên quan. Như vậy hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là nguồn thông tin cần thiết để giúp cho Cục sở hữu trí tuệ có thể dễ dàng xem xét, thẩm định hồ sơ đăng ký nhãn hiệu theo trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật về nhãn hiệu nói tiêng, sở hữu trí tuệ nói chung.