Một trong những nội dung quản lý nhà nước về mỹ phẩm (không phân biệt mỹ phẩm sản xuất trong nước hay mỹ phẩm nhập khẩu) sau khi có số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường phải có hồ sơ thông tin mỹ (PIF- Product Information File) được lập theo theo hướng dẫn của ASEAN, được lưu giữ tại trụ sở trước khi mỹ phẩm được đưa ra lưu thông ngoài thị trường.

Hơ sơ thông tin mỹ phẩm gồm có 4 phần: Phần 1- Tài liệu hành chính và tóm tắt về sản phẩm, Phần 2- Chất lượng của nguyên liệu, Phần 3- Chất lượng của thành phẩm, Phần 4- An toàn và hiệu quả. Phần 1 của hồ sơ thông tin mỹ phẩm phải được xuất trình ngay cho cơ quan kiểm tra, thanh tra khi được yêu cầu; các phần khác nếu chưa đầy đủ thì xuất trình trong vòng 15-60 ngày kể từ ngày kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Các tài liệu có trong hồ sơ thông tin mỹ phẩm với hầu hết trong số đó thuộc về người sản xuất vì vậy trường hợp người chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường không phải lả người sản xuất thì cần có sự cam kết của nhà sản xuất về việc cung cấp các tài liệu này vào thời điểm giao kết hợp đồng.

Có thế nói hồ sơ thông tin mỹ phẩm chứa đựng toàn bộ thông tin về mỹ phẩm từ giai đoạn đầu của quá trình sản xuất, như chuẩn bị nguyên liệu, đánh giá hiệu tính an toàn và hiệu quả của mỹ phẩm, cho đến khi có được sản phẩm mỹ phẩm hoàn chỉnh, do vậy hồ sơ thông tin mỹ phẩm là nguồn thông tin cần thiết để tổ chức, cá nhân quản lý chất lượng mỹ phẩm của mình và đồng thời để cơ quan kiểm tra, thanh tra thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước theo quy định.